Workflow Management Software statt Laufzettel: Umstieg bringt mehr Transparenz und Effizienz

Wenn gewohnte Arbeitsabläufe mit einem komplexer werdenden Umfeld nicht mehr Schritt halten können, wird es Zeit, noch mal ganz neu zu denken. Wie der Umstieg von Laufzetteln auf eine Workflow Management Software in der ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft gelang, schildern zwei Macherinnen aus dem Projekt. Im Interview zeigen sie die Anforderungen auf, etwa die Bearbeitung ohne Programmierkenntnisse, und geben Tipps, wie die Softwareeinführung gut zu meistern ist.

von Stefanie Falck und Anna Pläp (ZBW)

Angesichts einer stark gewachsenen Anzahl an Online-Publikationen waren eingespielte Abläufe mit E-Mail-Laufzetteln an ihre Grenzen geraten. Die Einführung einer Workflow Management Software sollte die Arbeit daher effizienter, transparenter und einfacher machen.

Stefanie Falck und Anna Pläp aus der ZBW – Leibniz Informationszentrum Wirtschaft berichten von ihrer intensiven Auseinandersetzung mit verschiedenen Software-Optionen und schildern, wie es ihnen gelungen ist, sehr spezielle und komplexe Workflows in einer Software abzubilden, die nicht originär dafür konzipiert wurde.

Was waren die Gründe für die Einführung eines Workflow Management Systems?

Bisher haben wir die Abläufe bei Online-Publikationen über Laufzettel geregelt, die per Mail verschickt wurden. In den letzten Jahren ist der Zuwachs rapide angestiegen – inzwischen ist der überwiegende Teil der Publikationen, die wir erwerben, online. Neben der Anzahl ist auch die Komplexität gestiegen – etwa durch Unterschiede hinsichtlich der rechtlichen Vorgaben und der Kriterien für die Speicherung.

Bei der Abwicklung über die E-Mail-Laufzettel mussten die Bearbeiter:innen nicht nur die eigenen Aufgaben, sondern auch die der Folgepositionen kennen, um die E-Mail an die richtige Stelle weiterzuleiten. Wenn ein Laufzettel einmal losgeschickt wurde, konnte nicht mehr nachvollzogen werden, wo er sich befindet und wie der Bearbeitungsstand ist. Insgesamt hatten wir den Wunsch, unsere Abläufe effizienter, transparenter und einfacher zu gestalten.

Wie seid ihr bei der Auswahl der Software vorgegangen? Welche Anforderungen gab es?

Uns war wichtig, die Workflows selbst innerhalb der Abteilungen modellieren zu können, ohne tiefergehende Programmierkenntnisse zu benötigen. Da wir bestimmte Angaben für unsere Vorgänge brauchen, wie beispielsweise Publikationstitel, Identifikationsnummern oder Schlagwörter für die Inhaltserschließung, brauchen wir individuell anpassbare Formulare, sowie die Möglichkeit, Weiterleitungen in Abhängigkeit der Angaben zu erstellen.

Wir haben einen Anforderungskatalog erstellt, im Internet nach passender Software gesucht und die Angebote mit unseren Kriterien abgeglichen. War eine Software geeignet, haben wir eine Testversion genutzt, um zu prüfen, inwieweit sie für uns nutzbar ist. Dieser Prozess erstreckte sich über mehrere Jahre. Die Software SmartProcess hat – nach langem Suchen und Testen – unsere Kriterien alle erfüllt. Sie überzeugte außerdem am meisten in der Anwendung und bietet für unsere Zwecke insgesamt ein gutes Preis-Leistungsverhältnis.

Wie seid ihr bei der Einführung vorgegangen?

Zunächst haben wir uns in unserer Projektgruppe zusammengefunden und vom Anbieter eine Schulung erhalten. Auch wenn keine Programmierkenntnisse notwendig sind, muss man sich natürlich in die Materie einarbeiten, um zu lernen, wie die einzelnen Felder und Einstellungen zusammenhängen und sich beeinflussen. SmartProcess ist keine bibliotheksspezifische Software, sodass wir für unsere Zwecke teilweise etwas umdenken mussten. Im nächsten Schritt haben wir uns unsere Workflows vorgenommen und geprüft, wie sich diese in SmartProcess umsetzen lassen. Eine 1:1 Umsetzung war dabei nicht immer sinnvoll, da SmartProcess auch neue Möglichkeiten eröffnet.

Bei der Umsetzung der ersten Workflows haben wir zunächst eine Testgruppe eingearbeitet, die den Ablauf in der Arbeitsrealität getestet hat. Dabei haben wir viel wertvolles Feedback erhalten und konnten die Workflows entsprechend anpassen, bevor wie sie zur Anwendung freigaben. Für die Einführung haben wir die entsprechenden Kolleg:innen zunächst geschult und jederzeit die Option für Rückfragen und Verbesserungsvorschläge gegeben.

Welche Herausforderungen gab es bei der Umsetzung?

Obwohl es eine Schulung des Anbieters gab, haben wir uns viel selbst erarbeitet und intensiv mit der Software auseinandergesetzt, da unsere komplexen Workflows nicht den Standardfällen, für die solche Software normalerweise konzipiert ist, entsprechen.

Nicht immer war alles genau so umsetzbar, wie wir uns das vorgestellt haben und manchmal haben wir im Einführungsprozess auch gemerkt, dass einige Entscheidungen und Workflow-Einstellungen vielleicht doch nicht so praktikabel sind. Zudem gab es auch viele Wünsche und Anpassungsvorschläge von unseren Kolleg:innen, bei denen wir immer gut abwägen mussten, ob und wie wir sie umsetzen können.

Nicht zu unterschätzen ist außerdem der zeitliche Aufwand für die Einrichtung der Workflows und die Einführung der Software.

Welche Erfahrungen habt ihr seit der Einführung gesammelt?

Eine neue Software bringt erst einmal eine Umstellung des Altbewährten mit sich. Das ist nicht immer leicht und braucht auch eine gewisse Zeit. Wir stehen mit der Einführung immer noch relativ am Anfang. Die bisherigen Erfahrungen mit der Software sind aber sehr positiv, sowohl im Projektteam als auch bei den Beschäftigten. Es ist jetzt alles übersichtlicher und transparenter und durch die Möglichkeit, Workflows miteinander zu verbinden, ist auch vieles einfacher geworden.

Natürlich haben wir bei der Einrichtung und Benutzung auch Dinge festgestellt, die wir eigentlich gerne anders hätten. Bisher haben wir mit der Software aber für alles eine Lösung gefunden. Wir haben sehr viel dazugelernt, sowohl im Hinblick auf die Software als auch im Projektmanagement.

Welche Tipps würdet ihr anderen Bibliotheken beziehungsweise Organisationen mitgeben?

Die Einführung einer Workflow Management Software sollte sorgfältig vorbereitet sein. Kriterien und Anforderungen sollten klar definiert werden und verschiedene Lösungen am besten von mehreren Personen aus verschiedenen Arbeitsbereichen getestet werden, damit unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen berücksichtigt werden können. Entscheidend ist auch, Beschäftigte vor und während der Einführung zu informieren und frühzeitig mit einzubinden, zum Beispiel durch eine Testgruppe. Auch nach der Einführung sollten die Beschäftigten die Möglichkeit haben, Wünsche zu äußern und Verbesserungsvorschläge zu machen. Das steigert die Akzeptanz für eine neue Software und gibt das Gefühl, etwas mitgestalten zu können. Außerdem sollte genügend Zeit von der Entscheidung für eine Software bis zur Einführung eingeplant werden, denn die Umsetzung ist meist komplexer als gedacht. Wenn alles gut dokumentiert wird, ist so ein komplexes Vorhaben wie eine Softwareeinführung aber gut zu meistern und lohnt sich aus unserer Sicht.

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Über die Autorinnen:

Stefanie Falck ist wissenschaftliche Referentin im Bestandsmanagement der ZBW – Leibniz Informationszentrum Wirtschaft für das Referat UK. Sie koordiniert die Einführung der Workflowmanagement-Software SmartProcess im Programmbereich Bestandsentwicklung und Metadaten von Beginn an.
Porträt: Credit: Ramboll Management Consulting©

Anna Pläp arbeitet bei der ZBW – Leibniz Informationszentrum Wirtschaft in der integrierten Erwerbung und Katalogisierung von Periodika und in den Benutzungsdiensten. Bei der Einführung von SmartProcess war sie seit der Softwareauswahl eingebunden und begleitet das Projekt fortlaufend in der technischen Umsetzung der Workflows.
Porträt: Carola Ziebart©

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