{"id":50785,"date":"2026-10-21T07:54:42","date_gmt":"2026-10-21T07:54:42","guid":{"rendered":"https:\/\/www.zbw-mediatalk.eu\/?p=50785"},"modified":"2026-10-21T07:54:42","modified_gmt":"2026-10-21T07:54:42","slug":"workflow-management-software-statt-laufzettel-umstieg-bringt-mehr-transparenz-und-effizienz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.zbw-mediatalk.eu\/de\/2026\/10\/workflow-management-software-statt-laufzettel-umstieg-bringt-mehr-transparenz-und-effizienz\/","title":{"rendered":"Workflow Management Software statt Laufzettel: Umstieg bringt mehr Transparenz und Effizienz"},"content":{"rendered":"

von Stefanie Falck<\/b> und Anna Pl\u00e4p<\/b> (ZBW)<\/p>\n

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Angesichts einer stark gewachsenen Anzahl an Online-Publikationen waren eingespielte Abl\u00e4ufe mit E-Mail-Laufzetteln an ihre Grenzen geraten. Die Einf\u00fchrung einer Workflow Management Software sollte die Arbeit daher effizienter, transparenter und einfacher machen. <\/p>\n

Stefanie Falck und Anna Pl\u00e4p aus der ZBW \u2013 Leibniz Informationszentrum Wirtschaft berichten von ihrer intensiven Auseinandersetzung mit verschiedenen Software-Optionen und schildern, wie es ihnen gelungen ist, sehr spezielle und komplexe Workflows in einer Software abzubilden, die nicht origin\u00e4r daf\u00fcr konzipiert wurde. <\/p>\n

Was waren die Gr\u00fcnde f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines Workflow Management Systems? <\/span><\/h2>\n

Bisher haben wir die Abl\u00e4ufe bei Online-Publikationen \u00fcber Laufzettel geregelt, die per Mail verschickt wurden. In den letzten Jahren ist der Zuwachs rapide angestiegen \u2013 inzwischen ist der \u00fcberwiegende Teil der Publikationen, die wir erwerben, online. Neben der Anzahl ist auch die Komplexit\u00e4t gestiegen \u2013 etwa durch Unterschiede hinsichtlich der rechtlichen Vorgaben und der Kriterien f\u00fcr die Speicherung. <\/p>\n

Bei der Abwicklung \u00fcber die E-Mail-Laufzettel mussten die Bearbeiter:innen nicht nur die eigenen Aufgaben, sondern auch die der Folgepositionen kennen, um die E-Mail an die richtige Stelle weiterzuleiten. Wenn ein Laufzettel einmal losgeschickt wurde, konnte nicht mehr nachvollzogen werden, wo er sich befindet und wie der Bearbeitungsstand ist. Insgesamt hatten wir den Wunsch, unsere Abl\u00e4ufe effizienter, transparenter und einfacher zu gestalten. <\/p>\n

Wie seid ihr bei der Auswahl der Software vorgegangen? Welche Anforderungen gab es? <\/span><\/h2>\n

Uns war wichtig, die Workflows selbst innerhalb der Abteilungen modellieren zu k\u00f6nnen, ohne tiefergehende Programmierkenntnisse zu ben\u00f6tigen. Da wir bestimmte Angaben f\u00fcr unsere Vorg\u00e4nge brauchen, wie beispielsweise Publikationstitel, Identifikationsnummern oder Schlagw\u00f6rter f\u00fcr die Inhaltserschlie\u00dfung, brauchen wir individuell anpassbare Formulare, sowie die M\u00f6glichkeit, Weiterleitungen in Abh\u00e4ngigkeit der Angaben zu erstellen. <\/p>\n

Wir haben einen Anforderungskatalog erstellt, im Internet nach passender Software gesucht und die Angebote mit unseren Kriterien abgeglichen. War eine Software geeignet, haben wir eine Testversion genutzt, um zu pr\u00fcfen, inwieweit sie f\u00fcr uns nutzbar ist. Dieser Prozess erstreckte sich \u00fcber mehrere Jahre. Die Software SmartProcess hat \u2013 nach langem Suchen und Testen \u2013 unsere Kriterien alle erf\u00fcllt. Sie \u00fcberzeugte au\u00dferdem am meisten in der Anwendung und bietet f\u00fcr unsere Zwecke insgesamt ein gutes Preis-Leistungsverh\u00e4ltnis.<\/p>\n

Wie seid ihr bei der Einf\u00fchrung vorgegangen? <\/span><\/h2>\n

Zun\u00e4chst haben wir uns in unserer Projektgruppe zusammengefunden und vom Anbieter eine Schulung erhalten. Auch wenn keine Programmierkenntnisse notwendig sind, muss man sich nat\u00fcrlich in die Materie einarbeiten, um zu lernen, wie die einzelnen Felder und Einstellungen zusammenh\u00e4ngen und sich beeinflussen. SmartProcess ist keine bibliotheksspezifische Software, sodass wir f\u00fcr unsere Zwecke teilweise etwas umdenken mussten. Im n\u00e4chsten Schritt haben wir uns unsere Workflows vorgenommen und gepr\u00fcft, wie sich diese in SmartProcess umsetzen lassen. Eine 1:1 Umsetzung war dabei nicht immer sinnvoll, da SmartProcess auch neue M\u00f6glichkeiten er\u00f6ffnet. <\/p>\n

Bei der Umsetzung der ersten Workflows haben wir zun\u00e4chst eine Testgruppe eingearbeitet, die den Ablauf in der Arbeitsrealit\u00e4t getestet hat. Dabei haben wir viel wertvolles Feedback erhalten und konnten die Workflows entsprechend anpassen, bevor wie sie zur Anwendung freigaben. F\u00fcr die Einf\u00fchrung haben wir die entsprechenden Kolleg:innen zun\u00e4chst geschult und jederzeit die Option f\u00fcr R\u00fcckfragen und Verbesserungsvorschl\u00e4ge gegeben.<\/p>\n

Welche Herausforderungen gab es bei der Umsetzung? <\/span><\/h2>\n

Obwohl es eine Schulung des Anbieters gab, haben wir uns viel selbst erarbeitet und intensiv mit der Software auseinandergesetzt, da unsere komplexen Workflows nicht den Standardf\u00e4llen, f\u00fcr die solche Software normalerweise konzipiert ist, entsprechen. <\/p>\n

Nicht immer war alles genau so umsetzbar, wie wir uns das vorgestellt haben und manchmal haben wir im Einf\u00fchrungsprozess auch gemerkt, dass einige Entscheidungen und Workflow-Einstellungen vielleicht doch nicht so praktikabel sind. Zudem gab es auch viele W\u00fcnsche und Anpassungsvorschl\u00e4ge von unseren Kolleg:innen, bei denen wir immer gut abw\u00e4gen mussten, ob und wie wir sie umsetzen k\u00f6nnen. <\/p>\n

Nicht zu untersch\u00e4tzen ist au\u00dferdem der zeitliche Aufwand f\u00fcr die Einrichtung der Workflows und die Einf\u00fchrung der Software. <\/p>\n

Welche Erfahrungen habt ihr seit der Einf\u00fchrung gesammelt? <\/span><\/h2>\n

Eine neue Software bringt erst einmal eine Umstellung des Altbew\u00e4hrten mit sich. Das ist nicht immer leicht und braucht auch eine gewisse Zeit. Wir stehen mit der Einf\u00fchrung immer noch relativ am Anfang. Die bisherigen Erfahrungen mit der Software sind aber sehr positiv, sowohl im Projektteam als auch bei den Besch\u00e4ftigten. Es ist jetzt alles \u00fcbersichtlicher und transparenter und durch die M\u00f6glichkeit, Workflows miteinander zu verbinden, ist auch vieles einfacher geworden. <\/p>\n

Nat\u00fcrlich haben wir bei der Einrichtung und Benutzung auch Dinge festgestellt, die wir eigentlich gerne anders h\u00e4tten. Bisher haben wir mit der Software aber f\u00fcr alles eine L\u00f6sung gefunden. Wir haben sehr viel dazugelernt, sowohl im Hinblick auf die Software als auch im Projektmanagement.<\/p>\n

Welche Tipps w\u00fcrdet ihr anderen Bibliotheken beziehungsweise Organisationen mitgeben? <\/span><\/h2>\n

Die Einf\u00fchrung einer Workflow Management Software sollte sorgf\u00e4ltig vorbereitet sein. Kriterien und Anforderungen sollten klar definiert werden und verschiedene L\u00f6sungen am besten von mehreren Personen aus verschiedenen Arbeitsbereichen getestet werden, damit unterschiedliche Sichtweisen und Erfahrungen ber\u00fccksichtigt werden k\u00f6nnen. Entscheidend ist auch, Besch\u00e4ftigte vor und w\u00e4hrend der Einf\u00fchrung zu informieren und fr\u00fchzeitig mit einzubinden, zum Beispiel durch eine Testgruppe. Auch nach der Einf\u00fchrung sollten die Besch\u00e4ftigten die M\u00f6glichkeit haben, W\u00fcnsche zu \u00e4u\u00dfern und Verbesserungsvorschl\u00e4ge zu machen. Das steigert die Akzeptanz f\u00fcr eine neue Software und gibt das Gef\u00fchl, etwas mitgestalten zu k\u00f6nnen. Au\u00dferdem sollte gen\u00fcgend Zeit von der Entscheidung f\u00fcr eine Software bis zur Einf\u00fchrung eingeplant werden, denn die Umsetzung ist meist komplexer als gedacht. Wenn alles gut dokumentiert wird, ist so ein komplexes Vorhaben wie eine Softwareeinf\u00fchrung aber gut zu meistern und lohnt sich aus unserer Sicht.<\/p>\n

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